Avant tout, est-il nécessaire de le rappeler, le rapporteur s'efforce d'observer une stricte neutralité dans la relation des événements ou des discours.
Que faut-il noter ? Cela dépend : selon que le destinataire du texte a participé ou non à la réunion, la tâche du rapporteur sera quelque peu différente : simple rappel des points importants ou description plus ample. D'où les premières questions à se poser : qui va lire ce rapport, quels en seront l'usage et les dimensions ? En principe le professeur indique ces renseignements dans la consigne.
Avant de vous mettre à rédiger, il faut vous interroger sur l'usage et le destinataire de votre texte. A la lumière de cette information, un travail de classement des informations s'impose. A cet effet, il faut identifier les thèmes essentiels et sélectionner les éléments à conserver pour la rédaction en fonction du destinataire (notamment de la connaissance qu'il est censé avoir), de l'usage auquel le texte est destiné .
La rédaction se fera à partir de notes prises au vol. Au cours de la discussion, notez, même schématiquement, les aspects importants. Vous pouvez dès ce moment créer une première structuration, ce sera un précieux gain de temps pour la suite. On peut aussi envisager un enregistrement: cela permet de dégager son attention de la prise de notes et de mieux participer au débat mais cela impose une longue écoute équivalente, au moins au temps de la réunion !
Le rapport commence habituellement par ces mentions qui facilitent le classement et la consultation .
Il est rare qu'il soit nécessaire de transcrire l'intégralité des échanges (au cours d'une audience dans un tribunal, c'est la tâche du greffier), le plus souvent, une synthèse des diverses opinions suffit. Le cas échéant, nommez la personne qui émet une remarque en demandant qu'elle soit actée (notée, mentionnée).
Toutes les décisions doivent figurer dans le rapport même s'il s'agit de mesures différées.
Lorsque le compte-rendu est destiné à des personnes n'ayant pas participé à la rencontre, le rapporteur peut évoquer l'ambiance des échanges, l'atmosphère de la réunion, les faits marquants.
Au moment de rédiger, il vaut mieux élaborer un texte fluide, continu, seulement interrompu par d'éventuels intertitres si le confort du lecteur le demande. Le style question / réponse est, en principe, à éviter. Le découpage en paragraphes se détermine en fonction des thèmes sélectionnés durant la phase de préparation.
Trois systèmes temporels se rencontrent :
En ce qui concerne l'énonciation, deux formules sont habituelles. Il est important de faire un choix et de conserver le même mode énonciatif tout au long du rapport:
Le niveau de condensation dépend de l'usage et du destinataire. Toutefois, la transcription intégrale des paroles de chacun serait fastidieuse. Il s'agit plutôt de sélectionner et réorganiser les informations pour les réduire à ce qu'il convient de retenir.
Deux structures sont courantes:
La rédaction se termine comme toujours pas un toilettage du texte : précision du vocabulaire, vérification de la cohérence et de la lisibilité (syntaxe, orthographe, ponctuation, harmonie).
La fin du compte-rendu mentionnera, si nécessaire, la date et l'heure de la prochaine rencontre.
On ajoute aussi le nom de celui qui a rédigé le texte précédée ou non de la mention : "rapporteur:..." ou "Sauf erreur ou omission..."
On peut quelquefois ajouter un titre plein : Préparation de la journée
Portes Ouvertes
suivi immédiatement des données de classement : Réunion
du Conseil de Direction du lundi 2 mai 2007.
Il reste à transcrire le résultat de votre recherche en un texte écrit.
Vous pouvez aussi trouver d'autres informations :
animer une réunion
le résumé
le compte rendu
l'écoute active
la conversation
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mise à jour : 14.12.2010
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