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La correspondance électronique La lettre
Quelques notes à propos des formes nouvelles de correspondance.
Le principe est simple : on introduit dans un télécopieur une ou plusieurs feuilles de papier, l'appareil numérise le message (image, texte manuscrit ou dactylographié) et l'envoie par ligne téléphonique à un appareil récepteur qui transforme les signaux en points noirs sur une feuille thermosensible.
Certains ordinateurs équipés d'un modem permettent de télécopier n'importe quel document sans passer par un support papier.
rapidité: le message est transmis instantanément, alors qu'il faut au moins un jour, dans le meilleur des cas, pour qu'une lettre atteigne son destinataire.conservation d'une trace écrite. C'est une façon de confirmer une conversation téléphonique.
intrusion douce : c'est moins dérangeant qu'un "coup" de téléphone. Il n'oblige pas l'interlocuteur à interrompre son activité.
souplesse ce mode de communication accepte aussi les messages écrits à la main.
soin : le fax peut se présenter à l'arrivée sous une forme négligée, parfois même il ressemble fort à un brouillon lorsque la copie présente des caractères typographiques mal dessinés et que des points noirs parsèment la copie. C'est un moyen à proscrire pour postuler un emploi et chaque fois que la qualité de la présentation est prioritaire.non-confidentialité : Le message que vous adressez à votre ami(e) intime sera peut-être lu par tous ses collègues. Sauf s'il s'agit d'un appareil à usage exclusif, ce qui est rare, le fax n'offre aucune garantie de confidentialité.
Inscrire quelques renseignements qui peuvent être utiles:
- Nom (prénom) et numéro de la personne qui envoie
- Nom (prénom) et éventuellement fonction de la personne à qui le fax est adressé.
- Nombre de pages envoyées (si le fax en comporte plusieurs).
Le programme Word propose différents modèles très pratiques : il suffit de compléter des cadres préétablis. (Ouvrir WORD / MODELES / LETTRES ET TELECOPIES)
Ce courrier rapide est totalement électronique et se transmet sans support papier, encore qu'il puisse facilement être imprimé. Il permet d'envoyer un message mais aussi des fichiers textes, images, feuilles de tableurs, pages html, sons... par l'intermédiaire de pièces jointes ou attachements.
Pour envoyer un tel message il faut disposer d'un adresse électronique qui se présente toujours sous la forme suivante : nom d'utilisateur@nom de la messagerie. Le signe @ est appelé arobase.
rapidité: comme pour la télécopie, le message est transmis instantanément.facilité: Il permet d'envoyer le même message à tout un groupe d'utilisateurs en une seule manoeuvre. Il faut évidemment que les différentes adresses aient été regroupées sur une "liste de diffusion".
Il permet d'envoyer copie instantanée d'un courrier adressé à une autre personne.
Réception non garantie. La messagerie confirme l'envoi du message, jamais sa réception par le destinataire.Le destinataire n'ouvre pas nécessairement sa "boîte aux lettres" chaque jour. Un e-mail peut ainsi dormir longtemps (bien davantage qu'une lettre envoyée par la poste) à l'insu de son expéditeur persuadé que son message a été lu.
Certains signes typographiques ont une signification particulière.Il est inutile de récrire sa propre adresse e-mail, elle apparaît automatiquement sur le message entrant.
Si on utilise l'option REPONDRE, le nouveau texte peut être écrit sous le message original et réexpédié avec lui. Cela facilite l'archivage. On peut aussi le scinder et introduire des réponses spécifiques sous chaque point du message entrant.
Les habitués de ce type de communication se servent de smileys, caractères typographiques propres à exprimer des émotions.
Dernière modification : 11-04-2001